Marketingkampagnen mit SAP Business One

Kategorie: Produktivität

IT-System: SAP Business One
Wir setzen für unsere Marketingkampagnen die neue Kampagnen-Funktion in SAP Business One ein. Dabei greifen wir auf aktuell 25.000 Adressen, die im SAP System unter Kunden und Interessenten gepflegt sind, zurück. Zur Auswahl stehen drei Marketing-Abfragen, die wir mit dem Coresuite-Designer von Coresystems zusammengestellt haben: Brief/Postkarten-Versand, Telesales und Newsletter. Die Marketingabfragen erlauben eine detaillierte Selektion nach verschiedenen Merkmalen (Ort, PLZ, Region, Interessen, vergangene Aktivitäten, Umsatz, uvm…) sowie Sicherheitsabfragen (Newsletter gesperrt, In-Aktiv), die eine versehentliche Adressierung verhindern. Die Abfrage erfolgt dabei direkt auf die Geschäftspartnerdaten im SAP Business One, die vom Vertrieb, Vertriebsinnendienst und Buchhaltung permanent gepflegt werden und somit auf einem höchstmöglichen Aktualitätsstand sind. Die Abfrage stellt die Daten dann aufbereitet für den Versand von Mailings via E-Mail oder Serienbrief bereit. Gleichzeitig wird für jeden Geschäftspartner automatisch eine Aktivität angelegt, die eine spätere Nachverfolgung, z.B. bei Rückläufern oder bei positiven Reaktionen ermöglicht. Gleichzeitig dient das Kampagnen-Management auch als Arbeitsgrundlage für die Telesales-Mitarbeiter, die auf einen Blick alle notwendigen Daten über den Interessenten und die Kampagnen haben und auch das Ergebnis des Anrufs sofort in der Aktivität und im CRM-Modul (Customer-Relationship-Management) pflegen können. Diverse Reports ermöglichen später eine Erfolgs-Messung der verschiedenen Kampagnen auf Knopfdruck. So sehen wir z.B. nach welchen Kampagnen und welchen Aktivitäten ein Interessent das erste Mal Umsatz getätigt hat; wie erfolgreich unsere Telesales Mitarbeiter sind; an welchen Tagen lohnt sich der Versand eines Newsletters.    

Nutzen / Wertschöpfung:
Mit dem Einsatz des Kampagnen-Management im SAP Business One konnten wir die Bearbeitungszeit und Vorbereitungszeit für Marketing-Kampagnen drastisch reduzieren. Die besseren Auswertungen geben uns zudem die Möglichkeit Kampagnen viel schneller umzustellen und auf erfolgreiche Aktionen noch besser zu reagieren. So konnten wir die Terminquote innerhalb von 2 Monaten im Telesales verdoppeln und somit zukünftig auch unseren Umsatz entsprechend steigern.  

Zertifizierung:
Die KDT GmbH ist SAP Gold Partner.

Referenz:
Rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir, wenn Sie Ihre Marketingkampagnen optimieren wollen oder weitere Fragen zum Einsatz von SAP Business One für Vertrieb und Marketing haben: dirk.cyrener@kdt.de Telefon: +49 (211) 54226-255

Bestellung per iPhone und SAP Business One genehmigt

Kategorie: Produktivität

IT-System: SAP Business One und SAP Business One App für iPhone

Heute habe ich zum ersten Mal eine Bestellung im SAP über mein iPhone freigegeben. Was so trivial klingt, ist schon eine kleine Revolution in der Nutzung mobiler Anwendungen. Aber von Anfang an: Unser Unternehmen hat selbstverständlich eine abgestufte Unterschriftenregelung, in der geregelt ist, bis zu welchem Betrag Mitarbeiter, Abteilungsleiter, Prokuristen und Geschäftsführer Bestellungen, Angebote, Rabatte, usw… freigeben dürfen. Diese Regelung ist als sogenannter Workflow auch in unserem SAP Business One hinterlegt. SAP prüft also z.B. beim Anlegen eines Angebotes, ob die Höhe des Angebotes der Freigabehöhe des Mitarbeiters entspricht. Sollte das Angebot höher sein, gibt SAP das Angebot automatisch an den Vorgesetzten zur Freigabe weiter. Das Angebot kann also erst an den Kunden, z.B. per E-Mail aus dem SAP B1 verschickt werden, wenn die Freigabe erfolgt ist. Gleiches gilt natürlich auch für den Einkauf. Ab einer bestimmten Bestellhöhe muss die Freigabe von mir als Geschäftsführer erfolgen. Vorher verlässt die Bestellung nicht unser Unternehmen. Und genau eine solche Genehmigungsanfrage landete jetzt auf meinem iPhone als ich unterwegs war. App gestartet, Genehmigung aufgerufen, den Bestellvorgang im SAP Business APP geprüft und revisionssicher freigeben. Zugegeben: Etwas klein auf dem iPhone-Bildschirm aber man hat so in wenigen Sekunden alle Infos zur Hand und dem Einkauf die Freigabe erteilt.  


Nutzen / Wertschöpfung:
Die Workflows im SAP Business One ermöglichen uns die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und Prüfungspflichten. Wir können jederzeit nachweisen, welcher Mitarbeiter über welche Beträge in unserem Unternehmen verfügt hat. Das SAP schützt sowohl die Kollegen/innen als auch mich als Geschäftsführer davor, dass ungenehmigte Vorgänge passieren. Das ging bislang natürlich auch schon. Das Mobile APP ermöglicht uns jetzt wesentlich schneller zu reagieren und so den Kundenwünschen nach sofortiger Reaktion auf Angebotsanfragen, Aufträgen, usw… entspricht. Unabhängig von Zugang zum Windows PC oder Notebook können wir so von jedem Ort der Welt auf diese Anforderungen reagieren.


Zertifizierung:
Die KDT GmbH ist SAP Gold Partner
und Microsoft Identity und Security Kompetenzpartner


Referenz:
Rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir, wenn Sie Ihr iPhone für mehr als E-Mails lesen und telefonieren nutzen wollen: dirk.cyrener@kdt.de Telefon: +49 (211) 54226-255

Meine Ideen sind auf meinem iPad und Windows PC synchron

Kategorie: Produktivität

IT-System: Microsoft OneNote für Win 7 und iPad
Das iPad ist zu meinem ständigen Begleiter geworden. Auf meinem Firmen-Notebook nutze ich schon lange Microsoft OneNote um schnell Ideen zu notieren, Vorträge vorzubereiten oder einfach Notizen zu machen. Jetzt habe ich das Original Microsoft OneNote als kostenfreies App für iPhone und iPad entdeckt und installiert. Da ich ohnehin schon skydrive.com für meine Dokumente und Fotos nutze, ist eine Synchronisierung zwischen den OneNote´s auf dem iPad, iPhone und Windows 7 genial einfach möglich. Die Notizen und Ideen sind so auf allen meinen Endgeräten zeitgleich identisch und das ganze ohne lästiges kopieren. Sicher ist die Nutzung auch, da der Zugang über die Live-ID geschützt ist und die Synchronisierung ssl-verschlüsselt erfolgt.  

Wie Sie skydrive nutzen und einfach einrichten, lesen Sie ebenfalls in meinem Blog.   

Nutzen / Wertschöpfung:
Ideen, Skizzen, Notizen, Vorträge und vieles mehr identisch auf dem iPad, iPhone und dem Windows 7 Rechner zu bearbeiten, bringt mir in der täglichen Arbeit viel. Zumal die Bedienung genial einfach ist und alles im Hintergrund automatisch synchronisiert wird. Die Microsoft OneNote-App und skydrive.com sind zudem kostenlos erhältlich. Einzig das Microsoft OneNote auf dem Windows 7 Rechner ist kostenpflichtig aber ohnehin in jedem Office Paket enthalten.

Zertifizierung:
Dafür braucht man nun wirklich keine. Aber KDT ist Microsoft Gold Desktop Kompetenz Partner und Microsoft Cloud Partner

Referenz:
Schreiben Sie mir Ihre Erfahrung zu Microsoft OneNote und dem App: dirk.cyrener@kdt.de.

Ich habe meine privaten Dokumente immer bei mir

Kategorie: Produktivität

IT-System: Microsoft skydrive.com

Als stolzer Besitzer eines iPad und eines iPhone nutze ich den kostenfreien Microsoft Dienst skydrive.com um meine privaten Dokumente (Fotos, Word, Excel, Powerpoint, usw…) sicher in der Microsoft-Cloud zu speichern. Dabei nutze ich den Firmenrechner oder meinen privaten Computer zuhause um auf meine Dokumente zuzugreifen und diese entweder direkt im Browser oder lokal im entsprechenden Office-Programm zu bearbeiten und das Ergebnis wieder in skydrive zu speichern. Über die ebenfalls kostenfreie Skydrive-App, die ich im App-Store für iPad und iPhone gefunden habe, kann ich auf diese Dokumente auch von meinem iPhone oder iPad zugreifen und habe somit alle privaten Fotos und Dokumenten immer bei mir. Zusätzlich bietet skydrive die Möglichkeit einzelne Dokumente oder ganze Verzeichnisse für weitere User (Zugangsgeschützt) freizugeben, so dass man auch gemeinsam z.B. an einer PowerPoint-Präsentation arbeiten kann oder die Familie und Freunde auf einzelne Fotos dirkten Zugriff haben.

Skydrive.com bietet für private Anwender kostenfrei 25 Gbyte Speicherkapazität in den hochsicheren und hochverfügbaren Rechenzentren von Microsoft an. Für den Zugriff benötige ich lediglich meine Live-ID, die ich über live.com anlege und verwalte. Dort habe ich den Zugriff auch dauerhaft auf SSL-Verschlüsselung eingestellt, so dass jeder Zugriff immer nur verschlüsselt erfolgt. Gleichzeitig habe ich mir angewöhnt mein Passwort für die Live-ID alle 90 Tage zu ändern.


Nutzen / Wertschöpfung:

Skydrive bietet unseren Mitarbeitern die Möglichkeit Ihre privaten Dokumente stets im Zugriff zu haben, egal ob zuhause, in der Firma oder unterwegs. Dabei belegen diese Dokumente keinen Festplattenspeicher auf den Firmennotebooks mehr. Im Schnitt spart die Firma so 15 Gbyte Festplattenspeicher pro Mitarbeiter, was sich besonders bei den Backups, die wir alle 4 Stunden von den Notebooks ziehen, bemerkbar macht. Gleichzeitig umgehen wir so das Dilemma, dass private Dokumente nicht auf Firmenrechnern zu speichern sind und geben den Mitarbeitern dennoch die Möglichkeit schnell mal einen persönlichen Brief zu bearbeiten und z.B. auszudrucken.  


Zertifizierung:

KDT ist Microsoft Cloud Partner


Referenz:

Wir selber: KDT GmbH, Emmerich am Rhein

Kontakt:
Wenn Sie mehr wissen wollen, schreiben Sie mir an dirk@cyrener.de oder rufen Sie an: +49 (211) 54226255.

Automatischer Rechnungsversand per PDF

Kategorie: Produktivität

IT-System: SAP Business One

Seit heute nutzen wir eine neue Funktion, bzw. eine kleine Erweiterung in unseren Belegen. Ab sofort können wir Ausgangsrechnungen, Ausgangsgutschriften und Zahlungserinnerungen direkt aus unserem eigenen SAP Business One automatisch per PDF an unsere Kunden schicken. Dazu wurde in den Geschäftspartnerstammdaten ein Auswahlfeld ergänzt, das die Funktion "Rechnung per E-Mail" ja/nein abfragt. Zusätzlich wurden die Belege im Coresuite-Designer angepasst. Beim "Hinzufügen" einer Rechnung oder Gutschrift prüft das System jetzt ob die Rechnung gemailt werden soll. Wenn "ja" geht die Rechnung / Gutschrift per PDF raus. Bei einem "nein" wird der Beleg wie gewohnt ausgedruckt. Bei dem wöchentlichen Erzeugen der Zahlungserinnerung schickt das System automatisch die E-Mails raus. Wir haben uns vorgenommen in den nächsten Wochen alle Kunden entsprechend umzustellen. Die Änderungen des Gesetzgebers machen den Mailversand auch ohne digitale Zertifizierung der Rechnung inzwischen möglich.

Nutzen / Wertschöpfung:

Es ist nur eine kleine Funktionserweiterung, die von unserer SAP-Abteilung an einem Tag inklusive Anpassung der Belege und ausführlichem Test im Qualitätssicherungssystem und Implementierung im Produktivsystem umgesetzt werden konnte. Dafür sparen wir jetzt pro Monat ca. 200 EUR an Papier, Toner, Briefumschlag und Porto. Gleichzeitig entfällt das manuelle Handling der Rechnung. Alles in allem rechnet sich diese Umstellung bereits nach einem Monat. Zusätzlich kommt die Rechnung und Gutschrift nun ohne weitere Zeitverzögerung beim richtigen Ansprechpartner an.

Unsere Kunden können diese digitale Rechnung nun auch ohne Umwege weiterverarbeiten und z.B. direkt digital archivieren. Für alle also ein großer Vorteil.


Zertifizierung:

KDT ist SAP Gold Partner


Referenz:

Wir selber: KDT GmbH, Emmerich am Rhein

Wenn Sie die erste "externe" Referenz werden wollen, sprechen Sie mit uns: KDT GmbH, in Emmerich am Rhein unter Telefon +49 (2822) 6000 oder im Medienhafen Düsseldorf +49 (211) 54226200

https://support.kdt.de

Kategorie: Produktivität


IT-System: Realtech theGuard! Service-Management-Center

Die KDT GmbH setzt von Anfang an für die professionelle Bearbeitung von Störungsmeldungen das Ticketsystem der Firma Realtech ein. Oder um es in der IT-Sprache nach ITIL zu formulieren: Die Priorisierung, Kategorisierung, das Routing und die Nachverfolgung von Service-Requests, Incidents und Problems erfolgt im Realtech theGuard! Service-Management-Center. Bis heute war unser eigenes System lediglich unseren Mitarbeitern und insbesondere unserem ServiceDesk, sowie den nachgelagerten Supportern und Consultants zugänglich. Alle Stammdaten unsere Kunden werden bei uns zentral im führenden System SAP Business One angelegt und gepflegt. Über eine Schnittstelle werden alle notwendigen Kundendaten in eine LDAP Datenbank exportiert, auf die dann das Ticketsystem zugreift.

Ab jetzt ist unser Ticketsystem auch für unsere Kunden zugänglich. Unter https://support.kdt.de kann sich jeder KDT-Kunde am System anmelden und den Status seines Tickets beobachten, neue Tickets erstellen und vorhandene Tickets bearbeiten. Gleichzeitig wird der Kunde über neue Tickets oder Änderungen direkt per E-Mail informiert. Eine Anleitung steht Ihnen auf der Anmeldeseite zur Verfügung. Bei Fragen zur Nutzung wenden Sie sich gerne jederzeit an unseren ServiceDesk unter +49 (2822) 600-200 oder per E-Mail an support@kdt.de


Nutzen / Wertschöpfung:

Unser eigener Nutzen liegt vor allem in einem durch das System unterstützten Support-Prozess. Damit stellen wir einen ITIL-konformen Umgang mit Störungsmeldungen sicher. Gleichzeitig können wir die Support-Verträge mit unseren Kunden einhalten und sorgen so für eine höhere Kundenzufriedenheit. Zudem stellt das System sicher, dass alle Arbeiten, die von Supportern oder Consultants im Rahmen der Störungsbeseitigung geleistet werden, ordentlich erfasst sind und so dokumentiert abgerechnet werden können.

Die neue Funktion, dass auch unsere Kunden auf das System zugreifen können, erhöht deutlich die Transparenz unseres Supports. Der Kunde hat so die Möglichkeit "live" die Bearbeitung zu verfolgen und bei Bedarf direkt einzugreifen.  


Zertifizierung:

KDT ist zertifizierter Partner der Firma Realtech AG, Walldorf


Kundenreferenzen:

BYK Chemie GmbH, Wesel
lesen Sie hier die Referenzstory zum ServiceDesk und Ticketsystem bei der BYK Chemie GmbH

und natürlich wir selber: KDT GmbH, Emmerich am Rhein

IT-Strategie

Die KDT GmbH steht als schnell wachsendes mittelständisches IT-Beratungshaus ständig vor zwei Herausforderungen: 1. Wie schaffen wir es trotz harten Verdrängungswettbewerb und ständigem Margenverfall profitables Wachstum zu generieren? 2. Wie behalten wir bei der Innovationsgeschwindigkeit der Branche den Überblick und entscheiden uns langfristig für die richtigen IT-Lösungen?

Mit der Beantwortung beider Fragen, erhält IT in zweifacher Hinsicht eine strategische Bedeutung für die KDT. Wir müssen unseren Kunden IT-Lösungen anbieten, die für unsere Kunden einen entscheidenden Mehrwert, bzw. Wettbewerbsvorteil garantieren. Wenn es diesen Mehrwert für unsere Kunden gibt, müssen auch wir diesen Mehrwert innerhalb unseres eigenen Unternehmens generieren und so den Wettbewerbsvorteil nutzen. Gleichzeitig müssen diese Lösungen sowohl für unsere Kunden als auch für uns selber die ständig wachsenden Sicherheitsanforderungen und gesetzlichen Vorgaben erfüllen.

Als IT-Beratungshaus sind wir darauf angewiesen, dass wir Partnerschaften mit Herstellern eingehen, die uns und unseren Kunden langfristige und sichere Wettbewerbsvorteile garantieren. Aus diesen Gründen haben wir beschlossen ausschließlich mit den jeweiligen Weltmarktführern entsprechende Partnerschaften einzugehen.   

Für die KDT ergeben sich daraus drei Vorgaben:

1.       Rechnet sich die Einführung einer IT-Lösung oder die Nutzung einer neuen Funktion innerhalb von 36 Monaten? Dann setzen wir diese auch konsequent um.

2.       Bieten unsere strategischen Partner SAP und Microsoft eine passende Lösung schon jetzt oder kommt diese in kürze, dann nutzen wir diese. Nur wenn beide mittelfristig keine passende Lösung  bieten, greifen wir auf andere Hersteller zurück.

3.       „Mach es einfach“ oder „simplify IT“! In dieser kurzen Aussage stecken zwei wichtige Grundsätze. Zum ersten „Mach es!“ Es bringt uns einen Wettbewerbsvorteil also vergeude keine Zeit mit ewigem Nachdenken und Beratschlagen, sondern setze es konsequent um. Zum zweiten „… einfach“. Halte es so einfach wie möglich, damit es möglichst schnell von allen genutzt werden kann und von allen akzeptiert wird.

In diesem Blog lesen Sie in loser Folge, warum und wie wir eine IT-Lösung, bzw. eine Funktion einsetzen. Nach dem Motto „Der Schuster sollte selber die besten Schuhe tragen“, ist das – wenn Sie so wollen - unsere eigene Referenzstory.